Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti –nova obaveza za pravna lica

Narodna skup?tina Republike Srbije je 24. januara 2020. usvojila Zakon o arhivskoj gra?i i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) koji se primenjuje od 2. februara 2021. godine.

?ta je arhivska gra?a?

To je  dokumentarni materijal koji se trajno ?uva, odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom delovanjem dr?avnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduze?a privrednih dru?tava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizi?kih lica

?ta je dokumentarni materijal?

Predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format bele?enja, kao i propisane evidencije o njemu.

?ta je dokument?

Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadr?ajem, kontekstom i strukturom pru?a dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizi?ko lice preduzima, obavlja ili zaklju?uje tokom svoje delatnosti ili li?ne aktivnosti.

Na osnovu ?lana 9. Zakona stvaralac i imalac arhivske gra?e i dokumentarnog materijala osim fizi?kih lica du?an je i da:

• obezbedi odgovaraju?i prostor i opremu za sme?taj i za?titu arhivske gra?e i dokumentarnog materijala;
• odredi odgovorno stru?no lice za za?titu arhivske gra?e i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom gra?om i dokumentarnim materijalom;
• evidentira, ozna?ava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku gra?u i dokumentarni materijal;
• predaje arhivsku gra?u nadle?nom arhivu pod uslovima i u rokovima predvi?enim ovim zakonom;
• osigura trajno ?uvanje arhivske gra?e u elektronskom obliku, njeno odr?avanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosa?e u propisanim formatima do predaje arhivske gra?e u elektronskom obliku nadle?nom javnom arhivu;
• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu; primer mo?ete videti ovde https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad/uputstvo-arhivska-knjiga
• dostavi nadle?nom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila teku?e godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• pribavi mi?ljenje nadle?nog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku gra?u i dokumentarni materijal (statusne promene, fizi?ko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje ste?aja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
• odabira arhivsku gra?u i izdvaja radi uni?tenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok ?uvanja, godinu dana od dana isteka utvr?enog roka;
• omogu?i ovla??enom licu nadle?nog javnog arhiva stru?ni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, ?uvanjem, stru?nim odr?avanjem i za?titom arhivske gra?e, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
• postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadle?ni arhiv nalo?i re?enjem a na osnovu prethodno sa?injenog zapisnika o utvr?enom stanju za?tite arhivske gra?e i dokumentarnog materijala;
• obavesti nadle?ni javni arhiv o svim promenama koje su od zna?aja za arhivsku gra?u najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Zakona o arhivskoj gra?i i arhivskoj gra?i i arhivskoj delatnosti propisuje izradu slede?ih normativnih akata:

• op?ti akt o na?inu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i ?uvanja arhivske gra?e i dokumentarnog materijala;
• listu kategorija arhivske gra?e i dokumentarnog materijala sa rokovima ?uvanja; https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad/lista-kategorija
• op?ti akt o na?inu evidentiranja, za?tite, i kori??enja elektronskih dokumenata.
• Nadle?ni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske gra?e i dokumentarnog materijala sa rokovima ?uvanja.

Koji je rok za predaju arhivske knjige?

Rok za predaju arhivske knjige je 30. april, na sajtu Istorijskog arhiva Beograda postoji obave?tenje da zbog postoje?e epidemiolo?ke situacije rok je pomeren na dalje i ne?e se 30. april uzimati kao krajnji datum ali zakonsku obavezu morate ispuniti do kraja 2021. godine.

Koji je iznos kazne?

U iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara kazni?e se za prekr?aj pravno lice a kaznom od 5.000 do 150.000 dinara kazni?e se za prekr?aj odgovorno lice u pravnom licu.

                                                                          Autor, Marija Slavkovi?, dana 21.04.2021. godine