Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti –nova obaveza za pravna lica

Narodna skupština Republike Srbije je 24. januara 2020. usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) koji se primenjuje od 2. februara 2021. godine.

Šta je arhivska građa?

To je  dokumentarni materijal koji se trajno čuva, odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica

Šta je dokumentarni materijal?

Predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.

Šta je dokument?

Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.

Na osnovu člana 9. Zakona stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala osim fizičkih lica dužan je i da:

• obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
• predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
• osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu; primer možete videti ovde https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad/uputstvo-arhivska-knjiga
• dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
• odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
• omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
• postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje izradu sledećih normativnih akata:

• opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; https://www.arhiv-beograda.org/sr/pravna-lica/uputstva-za-rad/lista-kategorija
• opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
• Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Koji je rok za predaju arhivske knjige?

Rok za predaju arhivske knjige je 30. april, na sajtu Istorijskog arhiva Beograda postoji obaveštenje da zbog postojeće epidemiološke situacije rok je pomeren na dalje i neće se 30. april uzimati kao krajnji datum ali zakonsku obavezu morate ispuniti do kraja 2021. godine.

Koji je iznos kazne?

U iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara kazniće se za prekršaj pravno lice a kaznom od 5.000 do 150.000 dinara kazniće se za prekršaj odgovorno lice u pravnom licu.

                                                                          Autor, Marija Slavković, dana 21.04.2021. godine